Função: Gestor Associado Administrativo

Subordinado ao: Gestor de Procurement

Localização: Moçambique



Visão geral da posição

O Gerente Associado Administrativo desempenha um papel fundamental no apoio às operações centrais do escritório e às funções administrativas em todas as operações da GiveDirectly em Moçambique. Esta função requer fortes competências organizacionais e de resolução de problemas para gerir processos de aquisição, inventário, logística do escritório, coordenação de fornecedores, caixa pequena e apoio administrativo tanto para a equipa local como para os visitantes. O candidato ideal será detalhista, proativo e empenhado em prestar serviços administrativos de alta qualidade que permitam a execução suave e eficiente do programa.



Responsabilidades

Principais responsabilidades

1. Operações administrativas e de escritório

Supervisionar as funções administrativas diárias, incluindo manutenção do escritório, gestão de suprimentos, logística de viagens e serviços de apoio ao pessoal.
Supervisionar a equipa de apoio do escritório (assistente administrativo, assistente de escritório, pessoal de limpeza, motoristas), garantindo a conclusão das tarefas, a qualidade do serviço e feedback regular sobre o desempenho.
Coordenar reuniões internas, retiros e visitas de doadores, incluindo agendamento, logística e arranjos no local.
Manter contacto com proprietários e fornecedores para manutenção e reparação das instalações; gerir contratos de serviço e garantir o cumprimento dos acordos de nível de serviço.
2. Coordenação de compras e logística

Apoiar o gestor de compras na execução dos processos de compras, tanto no escritório como no terreno.
Receber, inspecionar e coordenar a distribuição de bens e materiais; manter documentação precisa sobre as compras.
Atuar como ponto focal para tarefas de compras de baixo risco delegadas e manter um sistema de arquivo administrativo auditável.
3. Gestão de ativos e inventário

Manter e atualizar registros de inventário de ativos, suprimentos e consumíveis em todas as localizações.
Supervisionar a etiquetagem, atribuição, armazenamento e rastreamento de movimentação de ativos, de acordo com as políticas organizacionais.
Apoiar a verificação trimestral de ativos e gerir relatórios de incidentes (por exemplo, perda/dano); coordenar a cobertura de seguro para itens de alto valor.
4. Supervisão financeira e de pagamentos

Gerenciar o caixa, garantindo pagamentos pontuais, reconciliações e integridade da documentação.
Processar solicitações de pagamento relacionadas à administração e entrar em contato com a equipe financeira para garantir o desembolso pontual.
Facilitar distribuições de dinheiro móvel para logística relacionada à administração (por exemplo, eventos de campo, pequenas aquisições).
5. Supervisão de segurança e proteção

Monitorar os protocolos de segurança do escritório e os procedimentos de emergência; atuar como ponto focal para relatórios e respostas a incidentes.
Supervisionar o pessoal de segurança tercerizado, garantir o cumprimento dos horários de rodízio e coordenar treinamentos periódicos com base nas diretrizes de segurança da GD.
6. Apoio multifuncional e à alta administração

Fornecer apoio logístico e administrativo de alto nível à equipa de alta administração, incluindo organização de viagens e documentação.
Coordenar a integração de novos funcionários administrativos e de apoio, garantindo a preparação do espaço de trabalho e a logística de integração.
Estabelecer contacto com as equipas de campo e funcionais para garantir a prestação eficiente de apoio administrativo e logístico às atividades do programa.
7. Prevenção de fraudes e conformidade

Implementar controles internos em todas as operações administrativas (por exemplo, manuseamento de dinheiro, rastreamento de ativos, aquisições) para prevenir fraudes ou uso indevido.
Realizar verificações pontuais e reconciliações regulares de ativos e registros financeiros; escalar quaisquer discrepâncias para o gestor de aquisições e auditoria interna.
Verificar a documentação relacionada com pagamentos e movimentação de ativos; promover uma cultura de integridade e responsabilidade dentro da equipa administrativa.

Os candidatos interessados devem submeter as candidaturas através do seguinte link: https://job-boards.greenhouse.io/givedirectly/jobs/4590540005?gh_src=oIcbvw

Formação/Experiência em Administração de Empresas, Administração Pública, Logística, Aquisições ou área relacionada.

Mínimo de 4 a 5 anos de experiência progressiva em administração, logística ou operações, de preferência em uma ONG ou organização internacional.
Experiência comprovada em gestão de operações de escritório, rastreamento de ativos, coordenação logística e gestão de fornecedores.
Familiaridade com procedimentos de aquisição e conformidade, particularmente aqueles alinhados com os requisitos dos doadores e protocolos antifraude.
Competências organizacionais e interpessoais

Fortes competências organizacionais e atenção aos detalhes, com capacidade para gerir várias tarefas simultaneamente.
Elevado grau de integridade, discrição e profissionalismo no tratamento de informações sensíveis ou confidenciais.
Fortes competências de comunicação escrita e verbal em inglês e português.
Capacidade comprovada de trabalhar em colaboração entre departamentos e com equipas diversificadas.
Outras competências

Capacidade de resolver problemas de forma independente e responder com flexibilidade às necessi

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