A TechnoServe pretende recrutar para o seu quadro de pesssoal uma (1) Especialista Secretaria Executiva (M/F) para Cidade de Quelimane.




Tarefas

Gerir a Recepção da Sede Corporativa

Efectuar a triagem, registo e enumeração e encaminhamento de expediente remetido à nossa instituição;

Efectuar registo e enumeração de todo expediente emitido pela nossa instituição para o destino e beneficiário pretendido;

Acolher visitantes e hóspedes;

Tomar notas e recados e encaminhar ao respectivo departamento.

Apoio Administrativo Geral à Sede Corporativa (Edifício, Viaturas e Utensílios)

Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;

Controlo o estado dos edifícios gerir a sua manutenção;
Realizar a manutenção periódica de viaturas, impressoras e outro material necessário para o pleno funcionamento da sede;

Gerir os contratos que directamente beneficiam o funcionamento da Sede Corporativa (água, energia, internet, jardinagem, etc..);

Gerir as viaturas alocadas a Sede Corporativa assim como o plano da sua utilização;

Gerir e controlar a carteira de seguros da instituição (automóvel, responsabilidade civil pública, responsabilidade civil profissional, de saúde e de evacuações).

Prestar Apoio e Auxilio de Secretariado à Administração (Directores Executivos) nomeadamente:

Agir como ponto focal da Administração e atender telefonemas e e-mails e tomar as devidas notas;

Efectuar a triagem e assegurar o registo, acompanhamento e controle do expediente remetido a Administração (Directores Executivos);

Organizar e gerir a agenda da Administração;

Fazer marcações de reuniões;

Dar resposta a pedidos de reunião internos ou externos e agenda-las adequadamente.

Redigir os documentos (ex: memorandos, cartas, actas, entre outros), sempre que necessário e de forma correcta e compreensiva;

Apoiar a Administração (Directores Executivos) na gestão diária de tempo;

Executar recados assim que indicado;
Planificar viagens, incluindo voos, alojamento e transporte Terrestre;

Coordenar eventos, conferências e palestras;
Preparar correspondências, como e-mails e cartas;

Lembrar a Administração de tarefas e agendas e prazos;

Gerir a base de dados da instituição olhando aos processos legais, leis, contratos assim como o respectivo arquivo;

Apoiar na implementação de procedimentos e respectiva manutenção assim como o sistema de gestão;

Servir de elo de ligação e manter um bom relacionamento com colaboradores, clientes e fornecedores;
Apoiar no processo de gestão financeira da Sede Corporativa cobrando e arquivando os processos de despesas;
Outras solicitações de carácter administrativo e directamente relacionadas com o apoio directo da Administração podendo variar de momento a momento e em função das circunstâncias;
Realizar as actividades de recepção, registo, distribuição e expedição de correspondência e demais documentação e mercadorias;
Assegurar, sempre que necessário, a recepção e encaminhamento de visitantes;
Organizar e manter todo o apoio documental, bem como os arquivos da Direcção, garantindo o acesso a informação actualizada;
Apoio administrativo: Controlar o material de economato, mantendo uma relação actualizada do mesmo e elaborar a requisição para reposição, sempre que necessário;

Monitorizar o correcto funcionamento das instalações, interagindo outras áreas, sempre que necessário, para criar as condições de trabalho e conforto;

Realizar e participar na recolha, consolidação, análise e reporting dos indicadores da sua área de actuação, efectuando propostas concretas sempre que seja pertinente, assegurando a produção e disponibilização atempada de informação de suporte à tomada de decisão;

Analisar, de forma permanente, os processos inerentes à sua área de actuação, propondo superiormente a implementação de acções de melhoria que visem maximizar a produtividade e/ou a qualidade do trabalho desenvolvido e/ou minimizar os custos existentes;

Realizar outras actividades superiormente definidas.

Carta de Candidatura indicando a vaga a que concorre e o local;
Certificados de habilitações Literárias;
Cópia de Bilhete de Identidade;
Curriculum Vitae;
Indique o local da Vaga para onde concorre


Nota: Apenas candidatos pré selecionados serão contactados.
Apenas Mulheres

20/01/2023

Licenciatura em / em Administração Pública e/ou Gestão de Empresas /Recursos Humanos, Contabilidade e Auditoria, ou áreas afins;

Formação complementar em Secretariado Executivo será uma vantagem;
Experiência mínima de cinco (1) anos na área de Secretariado Executivo/ Assessoria de Executiva;
Domínio da língua Portuguesa e Inglesa (oral e escrita);
Forte habilidade de redigir documentos institucionais;
Conhecimentos de utilização das ferramentas do MS Office (Excel, PowerPoint e Word) na óptica do utilizador.


Habilidades Esperadas
Discernimento e confiabilidade: muitas vezes você será parte de informações confidenciais;
Flexibilidade e adaptabilidade;
Boa capacidade de comunicação oral e escrita;
Habilidades organizacionais e capacidade de multitarefa;
A capacidade de ser proativo e tomar a iniciativa;
Tato e diplomacia.
Habilidades de Comunicação
Um conhecimento de pacotes de software padrão e a capacidade de aprender software específico da empresa, se necessária.

Email: technoservecandidatura@gmail.com

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Quelimane
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