O(a) Oficial Nacional Associado de Administração é responsável por prestar uma variedade de serviços operacionais ao Escritório da UNESCO em Maputo, nas áreas de administração geral, orçamento, finanças, recursos humanos, logística, instalações e questões de segurança no âmbito do Escritório Nacional.

Reporta diretamente ao(a) Chefe do Escritório, com uma linha funcional de reporte ao(à) Diretor(a)-Geral Adjunto(a) para Administração e Gestão (ADG/ADM), ou ao seu representante no Escritório Regional. Em matérias de controlo financeiro interno, recebe autoridade delegada do(a) Diretor(a) Financeiro(a) como responsável pela certificação.

Receberá orientações e instruções de política do Gabinete de Gestão Financeira, da Gestão de Recursos Humanos, da Divisão de Operações, da Secção de Segurança e Proteção, e dos Diretores-Gerais Adjuntos dos Setores de Programa relativamente às suas áreas de responsabilidade.

ADMINISTRAÇÃO GERAL
Apoiar o(a) Chefe do Escritório na tomada de decisões relacionadas com matérias administrativas, fornecendo informação regular, atualizações, análises, conclusões de revisões e orientações relativas a orçamento, finanças, recursos humanos, logística, instalações e segurança.
Analisar os requisitos operacionais e práticas do Escritório Nacional, formulando recomendações para apoiar o(a) Chefe do Escritório e os(as) especialistas de programa na implementação de soluções eficazes que beneficiem a execução dos programas.
Supervisionar o trabalho da equipa da Unidade Administrativa, prestando orientação operacional e assegurando a correta aplicação das regras, regulamentos e procedimentos.
Supervisionar a manutenção de inventário adequado, arquivos e sistemas de registo. Participar no OMT para se manter atualizado(a) sobre assuntos administrativos, incluindo orçamento, finanças, logística, recursos humanos, instalações e segurança no local de trabalho.
Articular com as Unidades e Serviços competentes no Setor de Administração e Gestão sobre questões de harmonização operacional local das Nações Unidas, alinhamento e serviços conjuntos, solicitando aprovação nos casos que envolvam interpretação ou desvio das regras e procedimentos em vigor da UNESCO.


FINANÇAS E ORÇAMENTO
Apoiar o(a) Chefe do Escritório ou seu representante na preparação do orçamento (documentos C/5 recorrentes e planos de trabalho associados, programas extrabudgetais e respetivos projetos) e fornecer toda a informação necessária.
Aprovar/certificar desembolsos até ao nível autorizado.
Garantir que os recursos e despesas do Escritório Nacional estão devidamente contabilizados e que os sistemas de controlo interno são corretamente implementados.
Participar no acompanhamento da execução do Orçamento Regular e de recursos extrabudgetais, fornecendo análises, informação técnica, conclusões e recomendações para facilitar revisões e realocações atempadas de recursos.
Preparar, analisar e avaliar informações de registos financeiros, disponibilizando dados sobre a execução orçamental ao(à) Chefe do Escritório ou a especialistas de programas. Elaborar relatórios regulares sobre programas, projetos e contas do escritório, bem como relatórios especiais quando necessário.
Prestar esclarecimentos e orientação à equipa do escritório sobre a aplicação das regras financeiras, regulamentos e procedimentos. Manter contacto com colegas em funções semelhantes noutros escritórios e nos serviços administrativos para obter apoio e interpretações em matérias complexas ou pontuais.
Assegurar que as ações financeiras estão em conformidade com a legislação local e regulamentos bancários, bem como com as políticas da UNESCO, garantindo eficiência.

RECURSOS HUMANOS
Apoiar no processamento de ações de pessoal (recrutamento, extensões, conversões de contratos, atualização de descrições de funções). Analisar casos individuais e formular recomendações.
Manter atualizado o organograma do Escritório e as listas do pessoal e seus dependentes.
Interpretar e aplicar as regras, regulamentos e políticas de recursos humanos da organização.
Responder a questões rotineiras do pessoal sobre direitos, deveres, condições de serviço e procedimentos administrativos, encaminhando, quando necessário, para a equipa competente de RH (incluindo o HR Business Partner do Escritório Regional, se aplicável).
Administrar as questões diárias de RH no Escritório, assegurando acompanhamento adequado e atempado junto dos Setores de Programa, PAX e das secções de RHM.
Supervisionar o registo e atualização atempados de dados nos sistemas de informação de gestão de recursos humanos e facilitar formações relacionadas sempre que necessário.
LOGÍSTICA, GESTÃO DE BENS

COMPETÊNCIAS (Nucleares / de Gestão)
Comunicação
Responsabilidade
Inovação
Partilha de conhecimento e melhoria contínua
Planeamento e organização
Orientação para resultados
Trabalho em equipa
Profissionalismo

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